Kader en uitvoering

In artikel 213 van de gemeentewet staat dat de accountant jaarlijks een verklaring moet afgeven over de mate waarin gemeenten rechtmatig handelen. De verklaring beperkt zich tot financiële rechtmatigheid en dekt niet al het rechtmatig (juridisch) handelen. De gemeente vertaalde artikel 213 naar de financiële verordening waarin we aangeven dat  het college zorgt voor interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en rechtmatigheid van beheershandelingen. De in- en externe wet- en regelgeving, die relevant is voor de Breda, staat in het normenkader, wat de Raad vaststelt. Dit is het belangrijkste kader voor sturing door de raad op rechtmatigheid en voor controle op rechtmatigheid door de accountant.
Bij het afgeven van een rechtmatigheidsverklaring baseert de accountant zich grotendeels op bevindingen uit interne controles, die de gemeente zelf uitvoert.

De rol van de accountant

Rechtmatigheid
In Breda zijn de directeuren verantwoordelijk voor rechtmatig handelen van hun medewerkers. Om te toetsen of we rechtmatig handelen,  zijn er periodiek verbijzonderde  interne controles op een selectie van processen. Dit is gebaseerd op het interne controleplan, wat we jaarlijks actualiseren aan de hand van een risicoanalyse op financieel omvangrijke processen. De kaders voor deze analyse staan in het risicomanagementbeleid.
Uit de verbijzonderde interne controles blijken afwijkingen en mogelijke risico’s. De bevindingen kunnen aanleiding geven voor verbeteringen. Twee keer per jaar is er een rapportage aan de gemeentesecretaris en de directeuren.
De inhoud van de rapportage hangt af van het moment van rapportage en de bevindingen.

In 2017 zijn er in ieder geval interne controles van:

• Inkoop en aanbesteding;
• Personele lasten/ toepassing wet normering topinkomens;
• Verstrekte subsidies;
• Single Information Single Audit (SISA) / Inkomende subsidies;
• Legesopbrengsten Wet algemene bepalingen omgevingswet (Wabo)- vergunningverlening;
• Verstrekte uitkeringen Wet Werk en Bijstand (WWB), Wet inkomensvoorzieningen voor oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers (IOAW);
• Legesopbrengsten publieksservice;
• Verhuur en pachtopbrengsten van school- en sportaccommodaties;
• Opbrengsten parkeergelden;
• Treasury
• Algemene uitkering Rijk
• Bestedingen WMO-voorzieningen en begeleiding (WMO= Wet Maatschappelijke Ondersteuning)
• Bestedingen Jeugdzorg;

Relatie met controleprotocol

In het controleprotocol staat wat de accountant, in opdracht van de raad, doet om een oordeel te vormen over getrouwheid en rechtmatigheid.
De criteria voor de accountant bij de beoordeling van de rechtmatigheid zijn:

• Voorwaardencriterium: voldoen aan wet- en regelgeving
• Begrotingscriterium: voldoen aan wet- en regelgeving
• Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: voldoen aan wet- en regelgeving.

Uitgangspunt voor de accountant  zijn de goedkeuringstoleranties die de raad in het controleprotocol vaststelde. Dit controleprotocol is in 2009 meerjarig vastgesteld. Voor 2017 hanteren we de volgende controletoleranties:

Tot slot zijn de rapporteringstoleranties van belang. Uitgangspunt is dat fouten en onzekerheden in principe in de bevindingen komen, zodra ze meerdere percentages overschrijden. De accountant  kan naar eigen inzicht belangrijke bevindingen opnemen.
In de jaarrekening zelf zijn de onrechtmatigheden toegelicht. Bij onrechtmatige besluiten op de interne wet- en regelgeving of overschrijding van begrotingsbedragen volgt een verschoningsbesluit. Zo worden niet rechtmatige handelingen alsnog rechtmatig. Bij de behandeling van de jaarrekening   kan de raad vaststellen of baten, lasten en balansmutaties rechtmatig zijn. Uitgangspunt is dat er geen overschrijdingen plaatsvinden. Verwachte overschrijdingen gaan zo veel mogelijk tussentijds naar de raad via een wijziging van de begroting, om onrechtmatigheden te voorkomen.